Un control interno para lograr eficiencia y eficacia en toda entidad

El reciente operativo contra coleros y revendedores en una de las ferias populares de la capital, la de 100 y Boyeros, de la misma manera que fue muy bien acogida en el seno de la población por los abusivos y especulativos precios, también generó –una vez más- preocupación e indignación dado que muchos de los productos de primera necesidad decomisados podrían provenir de establecimientos del Estado.

El desvío de recursos, el robo u otra tipicidad de delitos e ilegalidades asociados a la falta de controles administrativos son una de las fuentes del mercado informal, y digo una pues muchas cosas que hoy encuentras en la calle también son importadas por personas naturales aun cuando las normas cubanas advierten que no deben ser con fines comerciales.

Pero el hecho en sí suscitó diversos comentarios en torno al necesario –e insuficiente- control interno, y por ello cuando el domingo 23 de octubre en el programa televisivo Cuadrando la caja se trató el tema, entre las más de 80 opiniones recogidas en las redes sociales no pocos cibernautas aludieron a deficiencias o violaciones en esa herramienta de dirección.

En aras de una cabal comprensión y análisis uno de los panelistas, el Licenciado Juan Carlos Vázquez Ávila, director de Auditoría de la consultora jurídica Conas, partió de un concepto  ajustado a los nuevos cambios o transformaciones en el sistema empresarial, en la sociedad cubana en su conjunto, y que va más allá de anteriores normativas las cuales regulaban los planes de prevención en la lucha contra delitos, ilegalidades y hechos de corrupción.

Hoy el enfoque y los retos son bien amplios, pues no se circunscriben únicamente a velar por la protección o seguridad de los recursos materiales, al abarcar todo cuanto pueda poner en riesgo la eficiencia en la gestión y los procesos productivos. Por tanto, el Control interno tiene que ver con las actividades contables, financieras, administrativas, técnicas, productivas y todas las que posea una empresa o establecimiento de producción y servicios.

Como afirma la Master en Ciencia Ariamna Rivero Bolaños, vicedecana de la Facultad de Contabilidad y Finanzas, de la Universidad de La Habana, en su artículo El Control Interno y la Gestión de Riesgos en Cuba, ¿un paso de avance con la Resolución 60?, “en nuestro país, donde casi la totalidad de las entidades y sus recursos son propiedad social, administradas por instituciones estatales, la aplicación de sistemas de control en todos sus aspectos es de gran importancia, pues para obtener resultados de eficiencia, eficacia y economía en la gestión empresarial no se puede ignorar la planeación y la aplicación de un Sistema de Control Interno con los requerimientos necesarios para el logro de dichos objetivos”.

Tanto Juan Carlos como Antonio Vallín, director de los Laboratorios AICA; y la Licenciada Marlene Arrúe, vicepresidenta de la Asociación Nacional de Economistas y Contadores de Cuba (ANEC), coincidieron en el programa televisivo en la necesidad de ese ambiente regulatorio, de orden.

Aclararon que la máxima responsabilidad en un centro descansa en el principal directivo aun cuando en la tarea debe participar –y sentirse motivado- todo el colectivo, hasta el más simple trabajador, y no limitarse a un área determinada, por lo general las de contabilidad y mejora productiva o de la calidad.

¿EXCESO DE DOCUMENTOS Y CONTROLES? ¿ES ACONSEJABLE ANUNCIAR LAS AUDITORIAS?

Una de las fallas que especialistas y directivos señalan es la gran cantidad de documentos,  y en sintonía con ese criterio un tal Estrada escribió en las redes sociales que existe exceso de control, auditorías de casi todos los Organismos, Guía de Autocontrol mensual, auditoría estratégica realizada por los mismos que realizan y registran las operaciones, obligación de certificar la contabilidad anualmente que incluye una evaluación del sistema de control interno, comprobación nacional al control interno, etc.

Tanta insistencia llega a cansar y se va diluyendo el deseo de hacer bien las cosas, pues como nadie quiere que le afecten la evaluación del desempeño, simplemente justifican cualquier incumplimiento, opina ese compatriota.

También hay quienes cuestionan por qué las auditorías se avisan y no son sorpresivas, a lo cual María Clara Castro Acosta dijo: El hecho que las administraciones y los colectivos laborales conozcan que serán auditados, también constituye una acción de prevención, toda vez que, hablando en buen cubano, "a nadie le gusta que cuando lo visiten se encuentren la casa desordenada", y en función de ello deben intensificar sus mecanismos de autocontrol para obtener resultados positivos.

Hay quien dice que "guerra avisada no mata soldado" y que, al conocer que los van a auditar entonces arreglaría la documentación, pero quien conoce un poco de economía y contabilidad sabe que el registro de las operaciones deja una trazabilidad, donde el auditor puede detectar cualquier irregularidad, precisa María Clara.

Pero un tal “castillo” escribió: Sería interesante un control sorpresivo a cualquier tienda o mercado que venden productos de primera necesidad (pollo, pikdillo...) ¡Ah! y hacerlo público a la cola. Realmente la cola no sabe cuánto entró, cuánto salió y con qué destino.

TODA ENTIDAD DEBE TENER SU PLAN DE PREVENCION DE RIESGOS

La propia Contraloría ha orientado que toda entidad debe tener su Plan de prevención de riesgos, estructurado por áreas o actividad y el del centro, en el cual se identifican los riesgos, posibles manifestaciones negativas, medidas a aplicar, responsable, ejecutante y fecha de cumplimiento. El autocontrol se considera una de las acciones para medir la efectividad de las medidas y de los objetivos de control propuestos.

Estamos hablando de aquellas acciones o procedimientos de carácter ético-moral, técnico-organizativos y de control, dirigidas de modo consciente a eliminar o reducir al mínimo posible las causas y condiciones que propician los riesgos internos y externos, así como los hechos de indisciplinas e ilegalidades, que continuados y en un clima de impunidad, provocan manifestaciones de corrupción administrativa o la ocurrencia de presuntos hechos delictivos.

Para compatriotas como el cibernauta NIC el control interno “es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad, de conjunto con el resto de los trabajadores, quienes son los encargados de su actualización sistemática y evaluación de su efectividad.

Sí, -acota- es una norma emitida por la Contraloría General de la República y en atención a ello chequea su implementación en cada acción de control que realiza, pero que las cosas que el Estado destina a satisfacer las necesidad de la población anden a pululo por nuestras calles a precios exorbitantes y que haya una nueva clase de ricos (…) es responsabilidad de cada dirección y de su colectivo de trabajadores. Por eso concuerdo en que al control interno le falta algo, sí, pero desde una perspectiva diferente, lo que le falta es gente que le ponga lo que lleva y que sea el autocontrol y no el control externo el que detecte los problemas.

Hay quienes consideran que solo se circunscribe a las entidades estatales, y a raíz del tratamiento del tema en Cuadrando la caja, desde las redes sociales  un tal “rebelde” esclareció lo siguiente:

La Ley 107/2009 "De la Contraloría General de la República", muy próxima a su actualización por la Asamblea Nacional, ya en ese entonces previó que son sujetos de las acciones de control todo aquel que reciba, administre o custodie fondos públicos, incluyendo por supuesto a quienes generan obligaciones fiscales con el Estado cubano, con independencia del tipo de propiedad en que realice su función, lo que pone a todos los actores económicos en igualdad de condiciones en cuanto al control que realiza la Contraloría y créame, no han sido pocos los que por negligencia, descontrol o mala fe han debido responder, tanto en lo administrativo como penal si correspondiese, por las violaciones e irregularidades detectadas.

EN SU ETAPA FINAL XIV COMPROBACIÓN NACIONAL AL CONTROL INTERNO

Este 31 de octubre concluye la XIV Comprobación Nacional al Control Interno que se inició el  19 de septiembre con el fin de auditar unas 305 entidades de diversos sectores, especialmente vinculadas a la producción de alimentos, el turismo, la importación y exportación, y a otros importantes procesos económicos, incluyendo algunas con pérdidas y con exceso de utilidades.

El objetivo principal de este ejercicio es  evaluar el cumplimiento de las 43 medidas aprobadas para el Sistema Empresarial, como principal actor en la creación de bienes y servicios, dijo  semanas atrás a medios locales Gladys Bejerano Portelas, Contralora General de la República.

Del total de entidades  277 son de subordinación nacional y pertenecen a los ministerios de la Agricultura, de la Industria Alimentaria, del Turismo, Industrias, del Transporte, de Comercio Exterior y la Inversión Extranjera, de la Construcción, Energía y Minas y de Salud, en tanto el ejercicio abarcaría  a alrededor del 50 por ciento de los municipios del país.

Aspectos como el cumplimiento de los planes, la calidad, los sistemas de pago, el exceso y la distribución de las utilidades; el control del combustible, de los medios de transporte y de otros recursos; las contrataciones económicas; las cuentas por cobrar y pagar y el estado de los registros contables, entre otros, han sido evaluados.

Pero importante es que los trabajadores de las entidades auditadas conozcan los objetivos y resultados de la Comprobación, las medidas y recomendaciones que se propongan para solucionar las deficiencias, y sobre todo comprendan su sentido educativo y preventivo en materia del cumplimiento de las leyes y normativas establecidas, de la legalidad socialista.

Para Arturo Ernesto Foyo River, otro cibernauta, el control es una funcion imperativamente necesaria que todos los cuadros centro deben ejercer, el que quiera tener éxito en su organización debe controlar pero no es estar un Director en un almacén contando productos no, es controlar por necesidad, no por reacción.

Se debe controlar para ser más eficientes, para ser más transparentes, para que el control sea parte indisoluble del saber hacer de la organización, no solo es controlar para que el ladrón no robe, es controlar para hacer las cosas bien y haciendo bien las cosas cuando una partida se mueva abruptamente ir a investigar qué, cuándo y por qué pasó. El control no debe estar condicionado por ninguna ley ni por ninguna jornada de control interno sino por el control diario. Ejemplo, si usted entra a la recepción y hay una silla del comedor Ud la lleva para su lugar y eso es una acción de control, si una norma de consumo explota, no procese el vale de salida vaya al almacén e investigue que pasó; pero debe ser un sistema no responsabilidad de alguien sino que sinérgicamente todos los trabajadores deben ser partícipes del control y tener cultura del mismo y eso les garantizo que da más resultado que estar aplicando guías (que cada vez tienen más preguntas) y por lo general todo el mundo dice que sí cuando es no, asegura Arturo Ernesto.

Cuando mayores son las carencias y necesidades en el país, por las razones objetivas y subjetivas bien conocidas, no basta con que hallan muchos documentos, normativas, controles si no logramos fomentar –y defender- esos valores éticos y morales, gracias a los cuales seguimos resistiendo y apostando por un país mejor.