Los riesgos del olvido (I) (+Ilustraciones)

Al igual que el cerebro humano, los países necesitan olvidar para poder recordar. En ese juego se deciden los rastros que serán conservados y aquellos que pueden eliminarse, porque ya no servirán más, ni siquiera como evidencia de que alguna vez existieron.

Son determinaciones riesgosas, marcadas por relaciones de poder pero también por descuidos, que ponen en peligro la memoria colectiva.

En esta delicada línea entre construir la huella y también el paso, se mueven los debates sobre una actividad de relevancia cada más creciente en el mundo, si bien no siempre comprendida en su magnitud y naturaleza social: la gestión documental.

Archivos como papeles apilados y archiveros como custodios del patrimonio, son algunos de los estereotipos asociados a esta profesión y especialidad, cuya pertinencia para Cuba -un país con una gestión de gobierno que aspira a dinamizarse más- tiene mayores posibilidades de concretarse a partir de la asunción de la información y la comunicación como recursos estratégicos para el desarrollo.

Pero este subrayado –al menos en políticas- a la manera en que nos relacionamos con los datos que producimos y compartimos, no puede resultar en una sociedad mejor organizada y transparente a menos que se incremente la cultura sobre la gestión documental y se regulen e implementen prácticas consecuentes con sus postulados más contemporáneos.

¿Puede la gestión documental ayudar a que un país se desarrolle de forma eficiente? ¿Puede volverlo más inclusivo? ¿La memoria se puede construir colectivamente?

Cubahora conversa sobre archivos, organizaciones, gobierno y normas en Cuba, con la doctora en Ciencias de la Información Mayra Mena Mujica, profesora titular de la Facultad de Comunicación de la Universidad de La Habana (UH).

Mayra Mena lidera el Grupo de Investigación de Gestión Documental de la Facultad de Comunicación de la UH (Foto: Roberto Garaicoa/ Cubahora).

— ¿Cuando hablamos de gestión documental a qué nos referimos exactamente? ¿Cómo se lo explicaría a alguien que no está familiarizado con estos temas en una empresa o institución pública?

— La gestión documental es un proceso organizacional -de cualquier tipo de organización, ya sea pública, privada, familiar, religiosa- que se ocupa de organizar para tener acceso a los documentos que se generan como resultado de la actividad diaria de personas, grupos.

“El registro de información en un soporte perdurable para poder volver a él como recuerdo de lo que hemos hecho, es consustancial al desarrollo de la sociedad. Las primeras sociedades organizadas en Mesopotamia crearon y registraron información en tabletas de arcilla. ¿Por qué? Porque el desarrollo que ya estaban teniendo se les hacía imposible sin dejar registradas sus acciones, para poder volver a ellas, tomar decisiones, tener registros contables, administrativos.

“La sociedad no puede, ni ningún tipo de organización, desarrollarse si no deja recuerdos, en este caso evidencias de sus actos, actividades, transacciones, hechos. Se necesita recordar y, por tanto, se necesita registrar información.

“Ese concepto ha ido evolucionando en el tiempo. Y ya no solo se ve a la gestión documental asociada al registro de información, sino también para garantizar, primero, la eficiencia en los procesos de manejo de los documentos y también garantizar la calidad de la información registrada en esos documentos: veracidad, confiabilidad, autenticidad, integridad.

“De forma tal que un tipo específico de organización de los documentos –no solo en papel sino también electrónicos- garantiza que la información que quede ahí registrada de los actos y transacciones, de las actividades diarias de las organizaciones y las personas, pueda servir de fuente para tomar decisiones, para rendir cuentas, tanto entre las administraciones como entre la administración y el ciudadano”.

— Usted mencionaba documento, soporte perdurable... ¿A qué se estaba refiriendo?

— Todas las sociedades a lo largo de la historia de la humanidad han registrado en diferentes tipos de soportes la información de sus actividades diarias. Todas han creado evidencias, pruebas. ¿Por qué se optó por tabletas de arcilla, pergamino, papiro hasta llegar al papel? Porque se necesitaba tener la certeza de que ese registro de información perdurara, justamente porque era prueba, era lo que permitía probar que esa acción ocurrió. Eso los convierte a largo plazo en documentos patrimoniales, eso los convierte en la memoria de esas organizaciones, de esas personas. Es lo que queda, es el subproducto documental del registro de las acciones.

— Pero, por ejemplo, en el ámbito organizacional, la información de trabajo que se intercambia por medio de las redes sociales…

— Las redes sociales también están siendo objeto de atención por parte de los sistemas de gestión documental. A partir de los años 2000, se desata en los países desarrollados una crisis de rendición de cuentas y de transparencia, como resultado de la asunción de las tecnologías de la información y las comunicaciones sin funcionalidades de preservación de evidencias.

“El ejemplo más significativo que toma la literatura es el escándalo de la empresa Enron, que sale a bolsa con datos financieros falsos. A partir de ahí se dan una serie de consecuencias legislativas y normativas para paliar esa crisis de confianza.

“El análisis que se hace de la fragilidad de la información en ambientes digitales y las posibilidades de manipulación, ha conducido a considerar que la evidencia de los actos y transacciones organizacionales no solo está registrada en documentos tradiciones, sino en cualquier ítem de información, sea en papel como los que estamos acostumbrados a ver, sea una nota en un blog, un post, sea una decisión de un directivo tomada desde una wifi, desde un dispositivo móvil, cualquiera que sea”.

— ¿Incluso en su perfil personal de redes sociales?

— Incluso en su perfil personal. Hoy uno de los pasos esenciales de los sistemas de gestión documental es controlar la creación de información y definir qué ítems de información van a ser capturados en el sistema de gestión documental para poder tomar decisiones y rendir cuentas.

— Usted frecuentemente se dirige en conferencias, preparaciones a personas que toman decisiones en empresas e instituciones públicas. ¿Cómo les explica que es importante la gestión documental para sus organizaciones?

— El enfoque que es más fuerte cuando vamos a las escuelas de formación de directivos es el de riesgos: ¿qué riesgos tiene una organización con una pobre o mala gestión documental?

“Como el documento es la prueba y la evidencia de actos y transacciones, si no existe una correcta gestión documental que garantice la calidad de la información de esos documentos o de cualquier ítem de información, la información puede ser completamente manipulada.

“Por lo tanto, el riesgo que corre una organización es tomar decisiones y rendir cuentas con información falsa, lo cual atrae procesos de fraude y corrupción sistemáticamente. De hecho, desde principio del 2000, incluso desde finales de la década de los 90, hay una percepción clara de la relación entre sistemas de gestión documental ineficientes y el fraude y la corrupción.

“Una frase muy famosa de un informe que estudia los procesos de corrupción en Australia, en que la pobre gestión documental atrae a la corrupción como los cadáveres a las moscas.

“O sea, básicamente en la comunicación con los directivos trabajamos un enfoque que combina la relación de gestión documental y la gestión de riesgos, enlazándola también entonces con el control interno”.

— ¿Los documentos se crean para servir como evidencia?

— No, si los documentos se crearan para servir como evidencia no podrían ser evidencia. Los documentos se crean en un entramado que Max Weber explicó muy bien que se llama el Modelo Burocrático Legal Racional, que está basado en los controles.

“Un funcionario se hace responsable a través de la firma de un registro de información, que está en un documento. Pero él no es el único responsable de esa información: los documentos tienen copias a todos los que están involucrados, los documentos tienen vistos buenos. Y hay un elemento esencial que es la función que tiene el archivo dentro de ese modelo: el archivo, y en este caso también los servidores que almacenan información electrónica, son el lugar que garantiza la no manipulación de información. O sea, es el lugar que garantiza la cadena de custodia controlada para que la información se cree de una manera confiable y se mantenga auténtica, íntegra y accesible.

“Para que un documento funcione como prueba tiene que evaluarse su calidad, es decir, tiene que valorarse su capacidad de ser evidencia veraz. No se puede hacer gestión documental de “reingeniería inversa”, como a veces se hace para las auditorías. El documento tiene que nacer, digamos -con todas las comillas que se le pueden poner a eso-, de una manera natural, como expresión de los registros de los procesos organizacionales”.

— ¿Entonces qué relación usted establecería alguna entre el burocratismo y la abundancia de evidencias en Cuba?

— Yo creo que son dos problemas diferentes. La burocratización de la administración no solo está relacionada con la necesidad de registrar debidamente información en soportes perdurables, o sea, eso tiene muchas otras causas que no están relacionadas particularmente con gestión documental.

“Pienso que es así porque los sistemas de gestión documental en la administración pública, según diagnósticos que hemos desarrollado en la Facultad de Comunicación, son en general muy deficientes. Es decir, existe una excesiva burocratización al margen de estos sistemas.

“No creo que nadie pueda decir que los sistemas de gestión documental ayudan a la burocratización. Incluso, podrían aliviar esa burocratización si se ejecutan con eficiencia y de acuerdo con las normativas internacionales que hoy existen: se elimina información duplicada, se garantiza que la información no se destruya de una manera discrecional, se mantienen aquellos documentos que realmente funcionan como registro de las acciones de la administración, aquellos que van a ser considerados evidencia.

“Yo más bien diría que esa burocratización está relacionada con la poca eficiencia de los sistemas de gestión documental en las administraciones hoy, pero insisto en que también tiene otras causas”.

— En varios espacios organizacionales, académicos, políticos se discute mucho sobre la digitalización y su impacto en la preservación de nuestra cultura y en el acceso de los cubanos al patrimonio. ¿Realmente avanzamos en el país en esa dirección?

— Cuba, como parte de la informatización de la sociedad, está yendo aceleradamente hacia los procesos de digitalización de documentos, los que también deberíamos asumir con un análisis de riesgos.

“Hoy en el mundo hay claridad meridiana en que la digitalización no es un proceso de preservación. Existen documentos que nacen en papel y se digitalizan, y existen documentos que nacen en forma electrónica cuya preservación no puede ser otra que electrónica.

“Sin embargo, la digitalización no es una forma de preservar a largo plazo aquellos documentos que nacen en papel. Es muy costosa la preservación de materiales electrónicos y no es fiable. La preservación digital es un tema bien complejo todavía.

“Ahora bien: ¿cómo se ve hoy a nivel internacional la digitalización de materiales patrimoniales? Se ve como una forma de preservación preventiva, o sea, de que el usuario no acceda al documento físico, el documento no se deteriora, y acceda entonces a una copia digital. Pero lo que se preserva es el papel, que ha dado garantías de existencia por miles de años.

“Por lo tanto, hoy se sabe que todo aquello que se pueda, se debe preservar en papel, y las copias digitales son para favorecer el acceso a ese patrimonio documental. Pero nunca es una estrategia de preservación a largo plazo la copia digital. De hecho, ahora mismo aparecen formas de preservación que están volviendo a las cintas magnéticas, al microfilm, porque realmente se ha comprendido lo costoso que es de otra forma.

“Habría que alertar un poco a las administraciones cubanas en el sentido de nunca destruir la documentación en papel porque se haya digitalizado. Está probado que no es una forma eficaz de preservar información nacida en papel. Otra cosa es lo que nace electrónicamente: ya hay que asumirlo y correr el riesgo de la complejidad y el costo de su preservación”.

— ¿Y cómo ve usted los pasos que en Cuba se están dando en esa dirección?

— No me atrevería a decir porque no conozco los detalles. Sé que en los archivos históricos hay claridad del enfoque que acabo de explicar, no sé en otras instituciones. En todo caso, siempre trato de alertar de esta complejidad.

Continuará…